Huishoudelijk Reglement Uitvaartvereniging Roodeschool-Oudeschip en omstreken
WERKGEBIED
Artikel 1.
Het werkgebied van de “Uitvaartvereniging Roodeschool-Oudeschip en omstreken” omvat de dorpen Roodeschool, Oudeschip, Oosteinde en de naaste omgeving.
LIDMAATSCHAP
Artikel 2.
1. Lid van de vereniging kunnen zijn:
– Personen vanaf de leeftijd van 18 jaar;
– Personen tot en met 17 jaar, die tot de huishouding van een betalend lid behoren.
2. Leden die verhuizen buiten het werkgebied van de vereniging kunnen lid blijven van de vereniging. Zij dienen de vereniging binnen drie maanden na de verhuizing hiervan op de hoogte te stellen.
Artikel 3.
1. Degene die lid wil worden, geeft zich daartoe schriftelijk op bij de secretaris. De opgave bevat tenminste de voorletters, naam, adres en geboortedatum.
2. Het werkgebied wordt als grens aangenomen, waar binnen de leden kunnen worden aangenomen.
3. Het bestuur beslist in eerste instantie of een kandidaat als lid wordt toegelaten. De secretaris geeft van een beslissing tot het toelaten schriftelijk kennis aan de kandidaat.
4. Indien een kandidaat in eerste instantie niet is toegelaten, kan hij binnen veertien dagen na ontvangst van de kennisgeving beroep doen op de algemene ledenvergadering. Het beroep moet schriftelijk worden ingediend bij de secretaris. Op het beroep wordt besloten op de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
Artikel 4.
Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan alleen schriftelijk aan het bestuur met in acht neming van een opzegtermijn van 4 weken voor het einde van het boekjaar.
CONTRIBUTIE
Artikel 5.
1. De contributie moet voorafgaand aan het nieuwe verenigingsjaar worden betaald, doch uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst van de nota of acceptgiro van de penningmeester. Indien de contributie niet tijdig wordt betaald, dan ontvangt het lid een herinnering en krijgt het nog 14 dagen gelegenheid de contributie alsnog te voldoen.
2. Uiterlijk drie maanden na ontvangst van de eerste nota of acceptgirokaart moet de contributie zijn betaald. Is dit niet het geval dan zal het bestuur namens de vereniging het lidmaatschap van het lid beëindigen met in acht name van de betreffende bepalingen van de statuten.
3. De contributie kan worden voldaan door:
– betaling via bank of giro na ontvangst van een door de penningmeester toegezonden acceptgiro of nota;
– het afgeven van een incasso-machtiging aan de vereniging. De penningmeester draagt er zorg voor dat de contributie jaarlijks automatisch wordt geïncasseerd in de maand januari van het betreffende boekjaar;
– door contante betaling na ontvangst van een door de penningmeester toegezonden nota.
4. Wie in de loop van het verenigingsjaar lid wordt, betaalt een evenredig deel van de contributie, gerekend vanaf de 1e van de maand waarin men lid wordt. In bijzondere gevallen kan hiervan door het bestuur worden afgeweken.
5. Leden die in de loop van het verenigingsjaar 18 jaar worden, betalen, indien zij zelfstandig lid willen blijven, een evenredig deel van de jaarcontributie, gerekend vanaf de 1e van de maand na de 18e verjaardag. In bijzondere gevallen kan hiervan door het bestuur worden afgeweken.
6. Voor betalingswijzen die voor de vereniging extra kosten met zich meebrengen, worden administratiekosten in rekening gebracht. De hoogte van deze kosten wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld.
Artikel 6.
Het bestuur van de vereniging bestaat uit een voorzitter, een vice-voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een assessor. De bestuursleden worden benoemd door de algemene ledenvergadering bij volstrekte meerderheid van stemmen voor een periode van 5 jaar. Op elke algemene ledenvergadering moet een bestuurslid volgens rooster aftreden. Ieder aftredend bestuurslid is terstond herkiesbaar. Het bestuur verdeelt de functies onderling.
Artikel 7.
1. Bestuursleden genieten een vaste onkostenvergoeding per jaar voor het bijwonen van bestuursvergaderingen.
2. De penningmeester ontvangt tevens een vaste jaarlijkse onkostenvergoeding voor het bijhouden van de ledenadministratie en de boekhouding en als compensatie voor telefoonkosten en het gebruik van een privé computer, waarop de administraties gevoerd worden.
3. De secretaris ontvangt tevens een vaste jaarlijkse onkostenvergoeding voor het opstellen van de agenda’s en het schrijven van de notulen van bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen, het bijwonen van vergaderingen van overkoepelende organisaties, het voeren van besprekingen met diverse instanties, het gebruik van een privé computer en ter compensatie van telefoonkosten.
4. De hoogte vaste jaarlijkse vergoedingen wordt door het bestuur vastgesteld en desgevraagd op de algemene ledenvergadering bekend gemaakt.
5. Bestuursleden kunnen overige kosten, die verband houden met het uitoefenen van de functie, declareren bij de penningmeester. Declaraties dienen vergezeld te gaan van betalingsbewijzen, kassabonnen of nota’s.
Taken
De voorzitter:
– leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen; Bij zijn afwezigheid of ontstentenis neemt de vice-voorzitter zijn taak over.
Mocht deze ook daartoe niet in staat zijn dan zal de assessor of een der andere bestuursleden als voorzitter optreden.
– heeft de bevoegdheid de beraadslaging over een onderwerp dat aan de orde is te sluiten, tenzij het bestuur anders besluit;
– ondertekent, samen met de secretaris, alle uitgaande stukken van de vereniging;
– ondertekent samen met de secretaris de notulen van de vergaderingen.
De secretaris:
– maakt notulen van de bestuursvergaderingen en van de algemene ledenvergadering;
– ondertekent, samen met de voorzitter, de notulen nadat deze zijn goedgekeurd;
– voert alle correspondentie van de vereniging;
– ondertekent, samen met de voorzitter, uitgaande stukken van de vereniging;
– is verantwoordelijk voor het archiveren van alle op de vereniging en haar commissies betrekking hebbende stukken.
De penningmeester:
– is belast met de invordering en uitbetaling van gelden;
– houdt een ledenlijst bij en voert het beheer over de financiële middelen van de vereniging. De ledenlijst is opgenomen in een geautomatiseerd ledenbestand;
– is verplicht, op verzoek van de leden van het bestuur en de leden van de kascommissie inzage van boeken en kas te geven;
– verstrekt minimaal een maal per jaar een afschrift van de ledenlijst aan de secretaris; ? is verantwoordelijk voor het opstellen van het financiële jaarverslag;
– is verantwoordelijk voor het opstellen van een begroting;
– houdt toezicht op de financiën van eventuele commissies der vereniging.
Artikel 8.
Het bestuur mag de hulp inroepen van personen die geen lid zijn van de vereniging voor het verrichten van diensten van de vereniging.
BESTUURSVERGADERINGEN
Artikel 9.
1. De voorzitter bepaalt waar en wanneer een bestuursvergadering wordt gehouden. Hij is verplicht deze bijeen te roepen op verzoek van tenminste twee bestuursleden. Indien de voorzitter in gebreke blijft, dan kunnen de overige bestuursleden gezamenlijk een bestuursvergadering bijeenroepen.
2. De voorzitter stelt de agenda vast. Hij is verplicht een bepaald onderwerp op de agenda te plaatsen op verzoek van tenminste twee bestuursleden.
3. Alle besluiten van het bestuur moeten worden genomen met meerderheid van stemmen. Bij het staken der stemmen wordt het voorstel verworpen. Over zaken wordt mondeling, over personen schriftelijk gestemd.
4. De secretaris houdt notulen bij, tenzij het bestuur besluit te volstaan met een besluitenlijst. De notulen danwel de besluitenlijst worden/wordt door het bestuur vastgesteld.
5. In elke bestuursvergadering moeten ten minste drie bestuursleden aanwezig zijn.
ALGEMENE LEDENVERGADERING
Artikel 10.
1. Binnen 6 maanden na het boekjaar, wordt een algemene ledenvergadering gehouden, die ten minste 8 dagen van te voren ter kennis aan de leden zal worden gebracht door middel van een advertentie in de “Ommelander Courant”.
2. Ieder lid vanaf de leeftijd van 18 jaar, met uitzondering van een geschorst lid, heeft één stem in de algemene ledenvergadering. Ieder stemgerechtigd lid kan aan een andere stemgerechtigde schriftelijk volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn stem.
3. In deze vergadering komen de volgende onderwerpen aan de orde:
a. De notulen van de vorige algemene ledenvergadering of een eventuele buitengewone ledenvergadering.
b. Rekening en verantwoording alsmede het financieel jaarverslag.
c. Verslag van de financiële commissie.
d. Dechargeverlening door de algemene ledenvergadering.
e. Bestuursverkiezing en voorziening in eventuele vacatures.
f. Bestuursmededelingen.
g. Vaststellen contributie / entreegelden.
h. Vaststellen waarde van het verstrekkingenpakket.
KENNISGEVING VAN OVERLIJDEN
Artikel 11.
Wanneer een lid is overleden dan moeten de nabestaanden zo spoedig mogelijk de uitvaartverzorger van de vereniging hiervan in kennis stellen.
VERSTREKKINGEN
Artikel 12.
1. Het lidmaatschap van de vereniging geeft recht op het volgende verstrekkingenpakket:
– het doen van aangifte van overlijden;
– het vervoer van de overledene. De algemene ledenvergadering stelt jaarlijks het maximaal te vergoeden bedrag voor het vervoer van de overledene vast;
– Indien de werkelijke kosten van het vervoer dit bedrag te boven gaan, dan zal het meerdere in rekening worden gebracht bij de nabestaanden;
– het regelen en leiden van de uitvaart door de uitvaartleider;
– de diensten van 4 dragers. Het aantal dragers kan in bijzondere gevallen worden uitgebreid tot 6, dit naar oordeel van de uitvaartleider;
– de diensten van de klokluider;
– het afleggen en kisten van de overledene.
2. De waarde van het verstrekkingenpakket wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld.
3. Indien de werkelijke kosten van het verstrekkingenpakket bij een uitvaart de in lid 2 bedoelde waarde van het verstrekkingenpakket te boven gaan, dan zal het meerdere bij de nabestaanden in rekening worden gebracht. In bijzondere gevallen kan het bestuur besluiten de meerdere kosten niet in rekening te brengen.
4. Bij een crematie zullen de diensten van de dragers veelal komen te vervallen. De niet verleende diensten van de dragers worden dan verrekend met de nabestaanden.
5. Met uitzondering van het in lid 4 van dit artikel bepaalde vindt er geen verrekening plaats indien er van een deel van het verstrekkingenpakket geen gebruik wordt gemaakt of indien de tegenwaarde van het verstrekkingenpakket lager is dan de in lid 2 van dit artikel bedoelde waarde. In bijzondere gevallen kan het bestuur besluiten hiervan af te wijken.
6. Ingeval een uitvaart van een lid niet kan worden uitgevoerd door de vereniging, dan heeft het lid recht op vergoeding van door derden uitgevoerde diensten, zoals omschreven in lid 1 van dit artikel, tot maximaal de waarde van het verstrekkingenpakket.
7. Voor levenloos geboren kinderen of bij overlijden in het eerste levensjaar is de tegenwaarde maximaal 60% van het verstrekkingenpakket.
VERZORGING VAN DE UITVAART
Artikel 13.
De uitvaartverzorger dient:
– direct na de kennisneming van het overlijden, diegene van het personeel wiens beurt het is om af te leggen en te kisten van het overlijden in kennis te stellen;
– indien nodig, de behulpzame hand te bieden bij het afleggen en kisten van de overledene; ? de aangifte bij de burgerlijke stand binnen de wettelijke termijn te regelen.
– te zorgen voor de toestemming om de overledene te vervoeren en te begraven c.q. te cremeren;
– de benodigde dragers en de klokluider minimaal 24 uur voor de uitvaart in kennis te stellen;
– bij een begrafenis te overleggen met degene die de graven uitgeeft, nadat overleg met de familie is gepleegd;
– bij een crematie te overleggen met een crematorium over het tijdstip van de uitvaart, nadat overleg met de familie is gepleegd;
– stipt op het uur van de uitvaart ter plaatse aanwezig te zijn om alles onder zijn leiding ordelijk en netjes te laten verlopen;
– bij elke dienstverrichting een uniform te dragen, tenzij de nabestaanden anders wensen;
– bij een uitvaart voor de rouwauto en de baar uit te gaan en het werk van de dragers te regelen.
Artikel 14.
De dragers dienen stipt op het uur van de uitvaart aanwezig te zijn bij het sterfhuis of op de plaats van waaruit de uitvaart plaats vindt. Zij behoren netjes gekleed en verzorgd te zijn. De verrichtingen dienen met gepaste eerbied gedaan te worden. Diegenen die betrokken zijn bij de uitvaart gedragen zich naar de aanwijzingen van de uitvaartverzorger.
ALGEMENE BEPALINGEN.
Artikel 15.
1. Veranderingen in dit reglement kunnen alleen in de algemene ledenvergadering worden aangebracht. Herziening van dit reglement kan alleen plaats vinden op voorstel van het bestuur of minstens 20 stemgerechtigde leden. Voorstellen tot herziening van dit reglement door de leden, moeten minstens 14 dagen voor de algemene ledenvergadering ter kennis van het bestuur worden gebracht om behandeld te kunnen worden op de algemene ledenvergadering.
2. Wijzigingen worden slechts vastgesteld door de algemene ledenvergadering als 2/3 van de aanwezige stemgerechtigde leden zich voor heeft verklaard.
3. Over personen stemt men schriftelijk over zaken mondeling of schriftelijk.
4. Ieder nieuw lid ontvangt een exemplaar van dit reglement. Indien, naar oordeel van het bestuur, de noodzakelijke uitgaven niet uit de middelen c.q. bezittingen van de vereniging kunnen worden betaald, dan is de algemene ledenvergadering bevoegd om een hoofdelijke omslag over de leden te heffen. Artikel 16. Over gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Artikel 17.
De vereniging is aangesloten bij de “Klachteninstituut Uitvaartwezen”. Eventuele geschillen kunnen aan deze geschillencommissie worden voorgelegd. De beslissing genomen door de geschillencommissie is bindend voor beide partijen.
Aldus vastgesteld op de algemene ledenvergadering van 28 maart 2013 te Oosteinde.
het bestuur:
dhr. D. Froma, voorzitter
mevr. G. Koops, secretaris
dhr. O.F. Frans, penningmeester
dhr. K. Edens, bestuurslid
dhr. G. Dijkstra, bestuurslid